Gestão de folha de pagamento: saiba como deixá-la mais eficiente

Gestão de folha de pagamento: saiba como deixá-la mais eficiente

A gestão da folha de pagamento é umas das questões mais sensíveis para o empreendedor.

Se você souber gerenciá-la, estará mais protegido contra erros que possam ocasionar vários problemas no decorrer desse procedimento. Neste texto, vamos dar algumas dicas de como realizar a gestão de folha de pagamento de uma forma mais eficiente. Confira!

O que é a folha de pagamento?

A folha é um documento onde constam a descrição das remunerações pagas aos funcionários da empresa. São feitos cálculos com base em um exame de vários elementos que constituem o pagamento a cada trabalhador.

Além das informações referentes a salários, descontos e abonos, também são especificados dias laborados, faltas, encargos e horas extras realizadas. Ela pode ser considerada um histórico mensal do colaborador.

Qual o objetivo e a importância da folha de pagamento?

A folha tem o intuito de registrar e organizar a quantia destinada ao pagamento do trabalhador, com os merecidos descontos e bonificações. Ela tem valor jurídico para comprovação das verbas pagas.

Tem função fiscal e contábil, ou seja, para o governo ela opera como declaração das verbas trabalhistas e é um instrumento significativo no controle de possíveis irregularidades; já para a empresa, ela é importante na verificação de dados e administração financeira.

Como é realizado o cálculo da folha de pagamento?

O documento retrata o somatório de todos os lançamentos financeiros relacionados aos trabalhadores.

• primeiramente acontece a especificação do funcionário em relação à sua classe, que define as regras para o cômputo dos seus valores;
• depois, são verificadas as horas trabalhadas e as faltas do mês. Veja se há faltas justificadas ou não, horas extras, descanso, adicionais e quaisquer outros itens que interfiram na totalidade das horas laboradas;
• então, são examinados os benefícios e impostos, como férias, 13º salário, FGTS e INSS. Nessa ocasião, é realizado o cálculo da dedução do Imposto de Renda;
• finalmente, são descontados os valores referentes aos benefícios legais, como o vale-transporte e o vale-alimentação.

Como tornar a gestão de folha de pagamento mais eficiente?

Veja algumas dicas para ajudar você a administrá-la:

Especifique uma conta para pagamento

Possua uma conta bancária especial para realizar o pagamento dos colaboradores da empresa. Isso auxilia na diferenciação desse tipo de gastos com as outras despesas.

Isso simplifica a comprovação de informações distintas no caso de fiscalização, além de permitir uma visão mais complexa dos gastos com remuneração para os funcionários e dos impostos que estão sendo recolhidos.

Determine os cargos e salários

Delimitar corretamente ocupações e remunerações ajuda a identificar a quantidade de colaboradores que ocupam cada cargo, possibilitando o controle de custos com suas remunerações e benefícios, além de permitir a verificação de quais departamentos ou funções poderiam auferir maior investimento.

Gerencie as horas trabalhadas

Controlar as horas laboradas por cada funcionário é fundamental para que a folha de pagamento seja o reflexo da realidade. É muito importante que as horas trabalhadas sejam registradas todos os dias pelos funcionários.

Assim, é possível controlar os horários de chegada, saída, descanso, atraso e horas extras, o que é essencial para mensurar a compensação dos colaboradores.

Use a tecnologia

Com a utilização de softwares específicos, é possível reduzir o tempo gasto com o cálculo da remuneração de todos os trabalhadores da empresa, auxiliando numa gestão mais eficaz da folha de pagamento.

Automatize os pagamentos

Integrando as contas bancárias dos colaboradores ao pagamento automatizado dos salários, é possível agendá-lo e realizá-lo em datas programadas em cada mês, evitando atrasos ou outros acontecimentos inesperados. As transações são monitoradas pela internet, simplificando a gestão dos pagamentos.

Uma boa gestão de folha de pagamento evita problemas e prejuízos referentes ao descumprimento de obrigações legais. Com essas dicas, será possível realizar uma gestão mais eficiente no seu negócio. Por isso, não espere mais para colocá-las em ação!

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