Custos invisíveis: veja como evitar que eles prejudiquem o seu negócio

Tudo o que a empresa deixa de lucrar ou gasta sem perceber entra no que chamamos de custos invisíveis. Uma gestão de empresas responsável precisa observar não apenas a receita e despesas visíveis, mas também esses custos, que não aparecem de imediato.

Podemos falar de custos invisíveis em 4 áreas: estoque, tecnologia, equipe e material de escritório. Para entender como a gestão de empresas pode trabalhar essas áreas e prevenir custos invisíveis, confira, a seguir:

Estoque

Um dos maiores problemas enfrentados por empresas que trabalham com produtos é o armazenamento de estoque. Isso porque estocar representa um custo de espaço dos produtos, do tempo que passam em estoque e da possibilidade de perda dos que são perecíveis.

Os custos invisíveis de estoque acontecem nos casos em que o produto está “encalhado”, ou seja, ocupando espaço sem rotatividade. Para otimizar isso, é preciso ter uma noção da flutuação de mercado, da sazonalidade dos produtos e da necessidade real de armazenamento.

Tecnologia

A tecnologia tem se tornado um dos maiores custos invisíveis das empresas, pois é muito frequente que seja ou supervalorizada, ou subestimada. Muitas vezes, as empresas não acompanham a tecnologia, utilizando formas obsoletas que acabam custando mais.

A telefonia fixa é um bom exemplo: com a internet, a comunicação via VoIP ou Skype pode substituir a maioria das ligações. Usar armazenamento digital em vez de imprimir também é uma forma excelente de economia em termos de custos invisíveis.

Por um outro lado, muitas empresas acabam adquirindo softwares avançadíssimos que estão muito além de sua necessidade, usando apenas parte de suas capacidades para executar suas funções. Isso significa que a empresa poderia ter conseguido um software que seria mais barato em termos de aquisição e licença que a atendesse perfeitamente. Isso também é um custo invisível.

Equipe

Um dos maiores custos invisíveis que as empresas têm é com recursos humanos e equipes pouco motivadas, que não trabalham em nível de otimização.

Excesso de burocracia, que gasta mais tempo na empresa com procedimentos do que com efetivo trabalho; alta rotatividade de pessoal, causando a necessidade de treinar novas pessoas; ou ainda uma má gestão de tempo: tudo isso representa perdas altíssimas para a empresa.

Por isso, uma boa gestão de empresas precisa se atentar a formas de motivar a equipe, engajar o colaborador, desburocratizar o serviço e reter talentos.

Material de escritório

Um dos custos invisíveis clássicos é com o uso excessivo de material de escritório, que representa, ao longo do tempo, um alto gasto da empresa.

Uma política de economia de materiais pode passar por instituir uma cultura digital na empresa, por exemplo, em que a impressão deve ser usada apenas quando estritamente necessário, assim como memorandos, agendas, comunicações, etc. O uso da informática é um dos maiores aliados para combater os custos invisíveis com material de escritório.